Errores comunes al aplicar la NOM-035-STPS-2018 y cómo evitarlos

La NOM-035-STPS-2018 puede aportar información muy valiosa sobre la organización del trabajo, pero muchas empresas la aplican con prisa o con una visión demasiado documental. El resultado suele ser un expediente que existe en papel, pero que no ayuda a prevenir riesgos ni a explicar qué está ocurriendo dentro de la empresa.

Conocer los errores comunes permite evitarlos desde el inicio. La meta no es hacer más complejo el cumplimiento, sino hacerlo más ordenado, confiable y útil para quienes deben tomar decisiones.

Error 1: creer que la NOM-035 es solo una encuesta

La encuesta puede ser una parte del proceso, pero no es todo el cumplimiento. La norma incluye política, identificación de factores, análisis, acciones preventivas, atención a eventos traumáticos severos, comunicación y registros. Si la empresa se limita a aplicar cuestionarios, pierde la parte de gestión.

El problema aparece cuando los resultados se guardan sin interpretación. En ese escenario, la empresa tiene datos pero no decisiones. La NOM-035 se vuelve útil cuando los hallazgos se conectan con acciones concretas y seguimiento.

Error 2: comunicar mal el proceso

Si las personas trabajadoras no entienden para qué se aplica la evaluación, pueden responder con desconfianza o evitar participar. Algunas empresas anuncian la aplicación como requisito de autoridad, sin explicar que busca mejorar condiciones laborales y prevenir riesgos. Esa falta de claridad afecta la calidad de la información.

La comunicación debe ser sencilla: qué se evaluará, cómo se cuidará la información, quién tendrá acceso a resultados y qué hará la empresa después. Cuando hay transparencia, el proceso se percibe menos invasivo y más profesional.

Error 3: usar formatos genéricos sin adaptarlos

Los formatos pueden ayudar, pero no sustituyen el análisis de la operación. Una política copiada, un plan de acción sin responsables o una matriz que no refleja la realidad de la empresa pueden verse ordenados a primera vista, pero fallan cuando se revisan con detalle.

La documentación debe hablar de la empresa real: sus centros de trabajo, sus áreas, sus horarios, sus roles de liderazgo y sus canales internos. Adaptar no significa escribir documentos extensos; significa que cada evidencia tenga sentido para la operación.

Error 4: ignorar a mandos medios y liderazgo

Muchos factores de riesgo psicosocial se relacionan con forma de supervisar, claridad de instrucciones, reconocimiento, carga laboral y comunicación. Si la implementación se queda solo en RH, los líderes operativos pueden no involucrarse y las acciones pierden fuerza.

Los mandos medios necesitan entender qué implica la NOM-035 y cómo su gestión diaria influye en el entorno laboral. Capacitar a líderes, revisar estilos de comunicación y ordenar responsabilidades puede ser más efectivo que lanzar campañas generales sin seguimiento.

Error 5: no conservar evidencia suficiente

Una empresa puede haber realizado acciones valiosas, pero si no conserva evidencia, le será difícil demostrarlo. La evidencia incluye comunicados, listas de asistencia, políticas, reportes, resultados, planes, minutas y cualquier soporte que muestre trazabilidad.

El expediente debe construirse mientras ocurre la implementación. Esperar a una inspección o a una auditoría interna genera estrés y aumenta la probabilidad de inconsistencias. La evidencia ordenada protege a la empresa y facilita la mejora continua.

Error 6: no dar seguimiento al plan de acción

Un plan sin seguimiento se convierte en una promesa. Después del diagnóstico, la empresa debe priorizar hallazgos, asignar responsables y revisar avances. Algunas acciones pueden ser rápidas, como mejorar comunicación de canales; otras requieren ajustes de procesos, liderazgo o cargas de trabajo.

La NOM-035 funciona mejor cuando se integra al calendario de gestión de la empresa. Revisar avances trimestral o semestralmente puede ayudar a que el cumplimiento no dependa de una sola persona ni de una fecha aislada.

Cómo corregir una implementación que ya empezó mal

Si la empresa ya aplicó cuestionarios sin una estrategia clara, no todo está perdido. El primer paso es revisar qué se hizo, qué evidencia existe y qué información puede rescatarse. A partir de ahí se puede reconstruir una ruta: aclarar alcance, ordenar resultados, comunicar hallazgos generales y diseñar acciones con responsables.

También conviene revisar la confianza interna. Si el proceso se comunicó mal, puede ser necesario explicar nuevamente el objetivo y abrir canales para dudas. La credibilidad se recupera cuando las personas ven que la empresa usa la información para mejorar condiciones de trabajo, no para señalar culpables.

Corregir una implementación suele requerir menos esfuerzo que empezar desde cero, siempre que se haga con método. Lo importante es no esconder la brecha. Una empresa que reconoce lo que falta y establece un plan de mejora muestra mayor madurez que una que conserva expedientes incompletos esperando que nadie los revise.

El mejor criterio es revisar si el proceso puede explicarse de principio a fin. Cuando una empresa puede mostrar alcance, comunicación, resultados, acciones y seguimiento, la NOM-035 deja de ser una carpeta defensiva y se vuelve una evidencia de gestión responsable.